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Facturas en papel y electrónicas, requisitos relativos al formato para garantizar su validez

Con el creciente uso de las tecnologías de la información y de la comunicación, resulta de interés recordar cuándo estamos ante una factura electrónica y qué requisitos de formato y conservación exige la normativa para que éstas tengan toda su validez, a los efectos de servir como medio válido frente a la Administración para justificar las inversiones efectuadas, los gastos incurridos o las cuotas de IVA soportadas.

 

Formato de las facturas:

  • Las facturas pueden ser emitidas/recibidas en formato papel o en formato electrónico.

 

  • Se considera factura electrónica aquella factura que ha sido expedida y recibida en formato electrónico, siendo posible, por ejemplo, facturas en forma de mensajes estructurados (p. ej. XML); otros tipos de formatos electrónicos (como mensaje de correo electrónico con archivo PDF anexo) o un fax en formato electrónico (no en formato papel).

Así, las facturas emitidas en formato papel que sean escaneadas, enviadas y recibidas por correo electrónico se pueden considerar facturas electrónicas. Por el contrario, las emitidas en formato electrónico, por ejemplo mediante software de contabilidad o de procesamiento de textos, que hayan sido enviadas y recibidas en papel no son facturas electrónicas.

 

  • Se condiciona la expedición de la factura electrónica a que su destinatario haya dado su consentimiento para recibirla en dicho formato.

 

Requisitos del formato de remisión de las facturas:

La factura, en papel o electrónica, deberá garantizar la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde la fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.

Las exigencias de la factura electrónica con respecto de la garantía de la autenticidad del origen y la integridad del contenido no suponen condiciones o requisitos adicionales respecto de la expedida en papel. Así, sea cual sea el formato, debe garantizarse: 

  • La identidad del obligado a expedir factura (autenticidad del origen).
  • Que la factura no ha sido modificada (integridad del contenido).

 

Formas de garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido:

  • La prueba de la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura recae en el contribuyente y podrá garantizarse por cualquier medio de prueba. Es decir, impera un sistema de libertad de prueba, de modo que cualquier medio razonable propuesto por el contribuyente que permitiera acreditar las garantías solicitadas por la norma sería válido.

 

  • No obstante, la norma introduce algunas directrices sobre cómo podrá efectuarse la prueba relativa a la garantía de la autenticidad del origen e integridad del contenido:
    • Regla general: la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura podrán garantizarse “mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo”. Así, se exige que dichos controles permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.
      • Así, el concepto “control de gestión” es amplio, si bien, por ejemplo, puede entenderse como la operativa de trabajo que permite verificar el origen de la factura y la integridad de su contenido, a través de justificantes documentales, como pueden ser, además de la propia factura, órdenes de compra, contratos, documentos de transporte, albaranes de entrega, notificaciones de envió y/o pago, extractos bancarios, requerimiento de pago, controles internos, etc.), que acreditan y refuerzan la realidad documentada por la factura.
      • La disponibilidad de este soporte justificativo y el reflejo de estas operaciones en contabilidad, cuentas anuales y otra documentación, ofrece una pista de auditoría fiable puesto que permite establecer un vínculo entre los justificantes y las operaciones procesadas, reflejando una perfecta correspondencia entre la operación documentada en factura y la efectiva ejecución de la entrega de bienes o la prestación de servicios.
    • Previsión específica para las facturas electrónicas: A efectos de la factura electrónica se detallan sistemas cuyo uso, por su configuración técnica y forma de transmisión de los datos, se entiende que garantizan los extremos requeridos por la norma.  En concreto:
      • Firma electrónica avanzada, basada, bien en un certificado reconocido y creada mediante un dispositivo seguro de creación de firmas o bien únicamente en un certificado reconocido.
      • Un intercambio electrónico de datos (EDI).
      • Otros medios propuestos por los interesados que hayan sido validados previamente por la Administración Tributaria.

 

Formato de conservación:

  • La obligación de conservar las facturas puede ser realizada directamente por el propio obligado tributario o por un tercero que actúe en nombre y por cuenta de éste.

 

  • La obligación de conservación por los destinatarios se refiere a las facturas recibidas en el formato y soporte original en el que estas han sido remitidas (junto con los medios que garanticen su autenticidad de origen e integridad del contenido).

 

  • No obstante, se permite que el destinatario opte por alguna de las formas de conversión autorizadas para proceder a la conservación en otro soporte. Así, la conversión del soporte o de formato deberá ser:
    • Digitalización certificada utilizando un software de digitalización certificado homologado por la AEAT.
    • Impresión de facturas recibidas en formato electrónico: Cuando los documentos sean remitidos por medios electrónicos y firmados con firma electrónica los destinatarios que deseen conservarlos de forma impresa en papel, después de verificada la firma, pueden realizar dicha conversión de soporte mediante la correspondiente opción de software que permita la impresión a papel, junto a los contenidos del documento, de dos conjuntos de códigos PDF-417, considerados como marcas gráficas de autenticación.

 

  • Los originales de las facturas y los justificantes contables pueden conservarse en soporte papel o por medios electrónicos. Ahora bien, cuando se opte por los medios electrónicos, éstos deberán cumplir los siguientes requisitos:
    • Garantizar la legibilidad de los documentos en el formato original en el que se hayan recibido o remitido.
    • Garantizar un acceso en línea a los datos, así como su carga remota y su utilización a la Administración Tributaria, antes cualquier solicitud de éste y sin demora injustificada.

 

 

NOTA: Esta publicación contiene exclusivamente información general sobre la materia analizada. A través de la misma, Gabinet Vallribera-Baqués i Associats no emite opinión jurídica o técnica para un supuesto concreto. Por ello, nuestro Gabinete queda a su disposición para estudiar de manera personalizada la solución más adecuada para su caso. En todo caso, Gabinet Vallribera-Baqués i Associats no asumirá responsabilidad alguna en relación al contenido de esta publicación general.